3.2 Organiser l’Assemblée Générale

Fondement de l’organisation démocratique car chacun peut s’y exprimer, l’Assemblée Générale est l’instance souveraine de l’association. Elle réunit tous les membres pour approuver (ou non) les bilans de l’année passée et pour définir les orientations à venir. L’Assemblée Générale est un moment privilégié, un temps fort de l’association.

Un temps de démocratie : le Conseil d’Administration rend compte de la gestion annuelle des activités, et des finances. Des élections ont lieu pour renouveler les dirigeants.

Un temps de propositions : Les administrateurs et les membres s’y retrouvent pour discuter du fonctionnement et de la bonne marche de l’association, envisager de nouveaux projets.

Un moment de rencontre : entretenir les liens entre le plus grand nombre pour renforcer la notoriété de l’association, entretenir et développer son réseau d’adhérents.

L’Assemblée Générale doit permettre d’informer en toute transparence sur les actions et la vie de l’association pendant l’année, de parler de la situation présente et de préparer l’avenir.

On distingue :

L’Assemblée Générale Ordinaire.

En général, les statuts prévoient de réunir cette assemblée une fois par an. Ses pouvoirs sont illimités. Elle contrôle le fonctionnement de l’association, entend les rapports annuels moraux et financiers, approuve (ou désapprouve) les comptes et donne ou non quitus de leur gestion aux administrateurs. Elle approuve les actes de gestion du patrimoine. Et, surtout, elle vote des résolutions qui orientent l’activité de l’association.

Elle élit les membres du conseil d’administration (il est également possible de prévoir la désignation des membres par cooptation, ce principe n’ayant rien d’illégal) à qui elle confie la gestion de l’association.

Si vous ne pouvez vous déplacer, il vous est possible de vous faire représenter par un membre de votre choix qui devra être muni d’un pouvoir régulier (voir ANNEXE).Retour ligne automatique
C’est l’occasion d’intégrer les nouveaux adhérents et de faire connaître vos actions passées et à venir.

L’Assemblée Générale Extraordinaire

Elle est convoquée soit pour motif d’urgence, soit pour délibérer sur des questions spécifiques définies par les statuts, comme généralement certaines modifications des statuts. Elle est convoquée sur un ordre du jour limitatif et dans des règles, notamment de tenue de vote ou de quorum plus limitatives qu’une Assemblée Générale Ordinaire.

Aucune règle d’organisation, de tenue, ni de convocation n’est imposée par la loi ; ce sont les statuts qui devront assurer aux membres de l’association des conditions de participation effective à la vie de l’association.

Les neufs mots de l’Assemblée Générale :

- Préparer
- Convoquer
- Inviter
- Accueillir
- Rendre compte
- Donner Quitus
- Fixer les orientations
- Renouveler le Conseil d’Administration
- Conclure

PREPARER

- Convoquer un CA pour préparer L’AG (valider le bilan moral et financier par les responsables d’activité)
- Fixer la date (En fonction des habitudes prévoir un jour et un horaire adaptés)
- Dresser l’ordre du jour (L’assemblée ne peut voter que sur les seuls points inscrits à l’ordre du jour).
- Prévoir le minutage (se munir d’un conducteur qui liste les points à aborder avec le temps consacré)
- Relire les comptes-rendus et rapports financiers

Astuce : Invitez un animateur et/ou un administrateur pour participer à la préparation de votre AG.

- Étudier la disposition de la salle (favoriser une disposition conviviale : tous les participants doivent pouvoir se voir, éviter les estrades ou tribunes)
- Prévoir les documents (statuts, compte rendu des CA, justificatifs des comptes) et dupliquer le tableau des comptes en nombre.
- Se munir de petit matériel (papier, stylo, tableau, punaises)
- Favoriser la projection de documents et de photos (sans nuire à la qualité des débats)

La préparation de la salle sera la base d’un bon déroulement de l’Assemblée Générale.

Une association de quarante adhérents pourra utiliser une disposition en table ronde qui favorisera l’intervention de chacun.
Pour se faire entendre d’une centaine de personnes, un matériel de sonorisation sera bienvenu. La décoration a son importance. Une simple banderole où s’inscrit le nom de l’association donne un caractère plus officiel à la réunion. Retour ligne manuel
L’Assemblée Générale peut être aussi l’occasion de mettre en valeur ceux des membres qui, par leur appartenance bénévole au Conseil d’Administration, consacrent beaucoup de temps à l’association.

 


CONVOQUER

Sauf dispositions contraires inscrites dans les statuts et qui prévoiraient, par exemple, la tenue d’une Assemblée Générale le premier samedi de septembre, l’initiative de la convocation revient au Conseil d’Administration.Retour ligne automatique
Le choix de la date est donc d’une grande importance : il ne faut pas oublier que l’Assemblée Générale peut être l’occasion de démarrer les activités d’une année, de dynamiser les membres.

La lettre de convocation n’est pas une obligation. Une association peut utiliser la presse locale pour passer un avis ou les panneaux d’affichage que les municipalités mettent à la disposition de leurs administrés.Retour ligne automatique
Lettre, communiqué de presse ou avis, quelques soit le mode retenu, la convocation (voir modèle) devra stipuler la date, le lieu, la durée prévue, l’ordre du jour, et, le cas échéant, les possibilités qu’auront les membres à se faire représenter.

- Convoquer les adhérents à jour de leur cotisation : 15 Jours avant la date (normalement par courrier)
- Mettre une annonce dans le journal
- Afficher la convocation dans le local

 


INVITER

Ne pas oublier d’inviter par lettre personnelle
- Les élus (mairie, conseil général, communauté de communes…)
- Les autres associations locales
- Les financeurs
- Le correspondant de presse
- Les habitants

 


ACCUEILLIR

Après l’installation des adhérents dans la salle, les membres du Conseil d’Administration prennent place.

- Vérifier le quorum (moitié des adhérents + 1) (Normalement les statuts n’imposent pas le quorum sauf événement exceptionnel)
- Faire émarger les participants (nom et prénom + signature)

Le président de séance, après un mot de bienvenue, remercie les participants, rappelle les objectifs du Foyer et l’ordre du jour.

Il donne la parole au secrétaire pour présentation du rapport d’activités, puis au trésorier pour le rapport financier.Retour ligne automatique
Pour ces deux interventions, on utilise volontiers des supports audiovisuels qui facilitent la compréhension et dynamisent les présentations. Quelques diapositives peuvent illustrer le rapport d’activités, un tableau sur rétroprojecteur ou photocopié facilite la lecture des comptes.

Poursuite de l’ordre du jour avec débats. Pour établir une bonne communication avec les participants, il existe des moyens : on pourra joindre un document explicatif à la lettre de convocation. On y retrouvera, par exemple, les comptes de l’exercice écoulé et le projet de budget (présentés l’un et l’autre de manière suffisamment succincte et claire pour que tout le monde puisse le comprendre), un résumé du rapport d’activités, l’énumération des principales décisions à prendre, la liste des candidats renouvelables et ceux qui se présentent au suffrage des électeurs, …

 


RENDRE COMPTE

- Rapport moral lu par le président (ce rapport n’est pas à voter)
- Rapport d’activités lu par le secrétaire (important : si les responsables d’activité doivent intervenir (à éviter pour des raisons de temps) les prévenir avant et préciser leur intervention. Penser à valoriser les actions communes (secteur, FDFR,..)
- Rapport financier : présenter le compte d’exploitation et le bilan (le logiciel de la Fédé permet l’édition du document à présenter)
- Préciser tous les événements significatifs (liés aux montants ou au caractère exceptionnel)
- Présenter les comptes analytiques (résultat par activités. Rappel : le trésorier doit faire valider avant l’AG les opérations des activités par les responsables concernés)
- Avis du réviseur aux comptes (personne ne faisant pas partie du CA qui contrôle la véracité des comptes et la présence de pièces justificatives)
- Donner une synthèse écrite aux participants parfaitement lisible

CONSEIL : Pour amener les adhérents à s’exprimer, vous pouvez leur soumettre, à propos des décisions à prendre, plusieurs hypothèses à partir desquelles ils devront faire un choix. Il pourra s’agir d’activités à mettre en place, d’actions à conduire, d’acquisitions à réaliser, de financements à trouver, etc…
Si de cette manière, les décisions sont réellement prises en commun, au terme d’un débat, et sans que le président impose son point de vue, elles seront mieux acceptées et l’association y gagnera en participation et dynamisme.

 


DONNER QUITUS

- Les rapports d’activités et financier doivent être approuvés (donner quitus) (vote des adhérents de plus de 16 ans)
- En principe à main levée, utiliser la formule :
- « qui est contre ? » -laisser le temps aux mains de se lever et de les compter-,
- « qui s’abstient ? » -idem -,
- et finir par la formule : « je vous remercie de votre confiance » pas la peine de compter les votes positifs qui s’obtiennent par déduction

L’Assemblée Générale sera d’autant plus réussie qu’elle révèlera une gestion transparente, un fonctionnement démocratique, des dirigeants à l’écoute des adhérents.

Vote à main levée : pour les votes d’adoption de motions ou de réponses “oui ou non” à des questions précises qui ne nécessitent pas de dégager une majorité de plus de 50 %.

A bulletins : lorsqu’il s’agit de questions plus compliquées, ou si certains membres ont voté par correspondance, l’utilisation des bulletins est nécessaire. Un seul bulletin peut concerner l’adoption de plusieurs motions ou la liste des membres se présentant pour le renouvellement du Conseil d’Administration (VOIR ANNEXE)

 


FIXER LES ORIENTATIONS

- Orientations (avec débats sur nouvelles activités ou manifestations, comment éviter les difficultés rencontrées l’année passée..)
- Le prix de l’adhésion et des activités
- Le renouvellement du C.A.

 


RENOUVELER LE C.A

.

Que disent les statuts du foyer ? (renouvellement par 1/3 ,1/4 tous les X ans)
- Se rappeler avant l’AG qui est concerné par le renouvellement
- Se renseigner avant l’AG « qui veut partir ? » « qui veut entrer ? »
- Faire un appel aux candidatures à la salle
- Procéder aux votes
- Organisation selon le contexte
- Soit la liste entière ( à favoriser)
- Soit nom par nom

Même procédé que pour le vote des rapports

Immédiatement (et toujours selon le contexte), Il est possible d’élire le bureau (rappel : les électeurs sont les élus du CA) soit sur place, soit dans une pièce annexe, mais cette élection doit être préparée (candidats potentiels)

 


CONCLURE

L’usage veut que le président de l’association prononce un discours de clôture qui reprendra les points essentiels abordés au cours de l’Assemblée Générale. Ce discours sera éventuellement utilisé comme communiqué de Presse.
En outre, le discours servira de référence pour les actions futures de l’association. Pour ces raisons, il est généralement rédigé avant l’Assemblée Générale.
Avant de se séparer, de nombreuses associations servent un verre de l’amitié. C’est un geste sympathique qui traduit, malgré les conditions réglementaires ponctuant la vie d’une association, que cette dernière est aussi le lieu privilégié de l’expression et de l’amitié.

- Donner la parole aux élus (s’ils le désirent)
- Faire intervenir l’administrateur du secteur pour sensibiliser sur la vie fédérale
- Le président conclut l’AG
- Pot de l’amitié (penser à une formule originale et surtout conviviale voire un repas, soirée dansante ou apéro-concert)

 


APRES L’AG

- Faire le compte rendu
- Envoyer dans les 3 mois le compte rendu en préfecture (ou sous/préfecture selon le cas)
- Informer la Fédération au plus vite