3.3 Animer une réunion

Il y a des réunions « non animées » où n’importe qui prend la parole, sans avoir écouté ce qu’avaient dit les autres, où très rapidement on oublie le sujet même de la discussion, où la majorité des participants ne peut ou n’ose prendre la parole, où finalement, plus personne ne s’intéresse vraiment à ce qui se passe. Ceux qui ont assisté à ces réunions connaissent les conséquences de l’absence d’un animateur qui sache contrôler et maîtriser la discussion dans le groupe.

En effet, il existe des “trucs” pour bien animer un groupe et bien que l’exercice qui consiste à animer une discussion soit difficile, il est presque indispensable de se choisir un “animateur” dès lors qu’on entame un débat avec plus de six ou sept personnes ; quand on dépasse la vingtaine de participants, le problème est différent et on s’achemine avec un nombre important à la “tribune” avec une majorité de participants qui dodelinent de la tête et finissent par s’endormir pendant que deux ou trois orateurs gardent la parole et ne veulent plus la rendre.

Animateur de réunion, comment faire ?

Il n’intervient pas sur ce que disent ceux qui prennent la parole, par contre il doit régler la marche de la discussion pour que le temps ne s’écoule pas trop, il doit éviter qu’on ne parle de tout et de rien, bref il ramène sans cesse au but et au sujet fixé.

Il maintient une certaine discipline. D’abord, il fait écouter les interventions, en stoppant les bavardages qui détournent l’attention.
Il y a évidemment plusieurs façons de procéder. On peut faire des reproches “aux fautifs”, c’est difficile de ne pas heurter ainsi les gens, ce qui est plus diplomate c’est de redire en le résumant, ce que tout le monde n’a pas pu entendre du fait des bavardages. Ainsi, les “petits bavards” comprennent qu’ils ont pu gêner l’ensemble du groupe.

Il peut être utile de faire un tour de table régulièrement pour permettre à chacun de prendre la parole : “Et vous, Monsieur, Madame, ou Pierre ou Paul… qu’est ce que vous en pensez ?” Quelquefois ça marche … L’important étant que chacun puisse se faire entendre.
Quand le groupe est important et la prise de parole difficile, l’expression d’idées peut être encouragée en organisant des discussions par groupes dans un temps donné et pour une question précise.

Organiser l’espace

Dans la mesure où cela est possible, on évitera les longues tables (les deux bouts ne pourront que difficilement se parler) ainsi que la disposition, style salle de classe, ou aussi l’éparpillement à plus de quatre mètres les uns des autres ! …Retour ligne automatique
Le cercle, ou le carré sont les meilleures dispositions pour faire participer un auditoire.

Attentif au temps

Avant minuit !Retour ligne automatique
Le troisième aspect de la conduite de l’animateur consistera à résumer régulièrement tout ce qui se dit surtout au moment où l’itinéraire de la discussion fait apparaître des points forts. Il aidera ainsi chacun à bien comprendre où en est la discussion et lui permettra de redémarrer avec de bonnes bases. De plus, quand le sujet semble épuisé ou quand le temps imparti est écoulé – bien avant minuit ! – il fera la synthèse, c’est-à-dire qu’il reprendra les thèmes, les grandes lignes de la discussion, éventuellement – ça arrive – il pourra énoncer les conclusions qui ont pu apparaître.

Bien évidemment, ces lignes ne sont pas une règle complète, tout au plus propose-t-elles une démarche possible entre beaucoup d’autres.Ces quelques conseils ont cependant été éprouvés pendant de nombreuses séances de travail et font appel d’ailleurs au simple bon sens. Que chacun, qui aura l’occasion d’animer un groupe pour une discussion, puisse y trouver quelques lignes directrices pour simplifier son travail.

Facilitateur de discussions

Opérons une synthèse sur la place de l’animateur …
- il n’est pas directif sur le fond
- il est directif sur la forme : Il ne manipule pas le groupe, il ne manifeste pas son opinion, mais il régule le travail, il maintient le groupe sur son objectif de réflexion et il surveille le temps.
- il stimule la participation : Il aide celui qui a la parole à se faire entendre, il fait parler ceux qui se taisent, il évite la formation de petits groupes, des “apartés”.
- il présente des synthèses partielles et la synthèse finale.

Il fait régulièrement le point, il présente à l’accord de tous les synthèses, il essaie d’être médiateur en engageant chacun à comprendre les paroles des autres, il peut préciser les mots les plus importants, les mots clés.

CONSEIL : L’utilisation de supports : un tableau, des post-it peuvent être des aides efficaces à l’animation.