4.1 La comptabilité

Fonction importante et délicate, la responsabilité de trésorier est un élément essentiel de la bonne marche de votre association.

Le trésorier est tenu de rendre compte aux membres du Conseil d’Administration et une fois par an à l’Assemblée Générale. Il présentera un compte de fonctionnement, le détail des dépenses et des recettes concernant l’année de fonctionnement et un bilan, c’est-à-dire, la situation de l’association à un moment donné (depuis sa création).

Le compte de fonctionnement sera présenté dans l’idéal d’une façon analytique, c’est-à-dire par activités.
Le bilan peut être considéré comme la photographie des richesses détenues à un instant donné par l’association.

Afin de vous aider dans cette mission, la fédération a mis au point un logiciel qui présente plusieurs avantages :
- outil convivial ne nécessitant pas de connaissances comptables ou informatiques particulières
- maintenance et montée de version assurées
- échanges possibles avec les trésoriers des autres foyers en ces de difficultés (outil commun)

Des réviseurs aux comptes

Insistez pour que l’Assemblée Générale désigne un ou même deux réviseurs aux comptes (ils ne doivent pas faire partie du Conseil d’Administration).
Chaque année, vous leur présentez les comptes avant l’Assemblée Générale ; ils pourront ainsi donner quitus pour votre gestion. Leur regard est un gage de transparence de la bonne tenue des comptes.

Buts de la gestion

Afin de pouvoir gérer (contrôler et prévoir) le Foyer Rural dans les meilleures conditions, il est indispensable de connaître :

- le fonctionnement financier du Foyer, de chacune de ses activités et manifestations ;
- ce que possède le Foyer Rural pour fonctionner, ainsi que l’origine de ce qu’il possède.

Fonctionnement de l’association pendant une année

Pour un Foyer Rural dont les activités fonctionnent au rythme de la saison scolaire, il est préférable de tenir les comptes par année scolaire.

Il fait apparaître les différentes dépenses et recettes relatives au fonctionnement de l’association pendant une année.

Le compte de fonctionnement doit correspondre à la réalité des dépenses et des recettes de la période considérée. Il est donc indispensable d’y ajouter en fin d’année les factures non payées ainsi que les recettes non encaissées. Il est également important de tenir compte des fournitures et du matériel consommés au cours de la même année.

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Situation de l’association a un moment donné : *

le bilan
Ce que possède l’association
+ L’ACTIF
Origine de ce que possède l’association
LE PASSIF –
– Mobilier et matériel (prix argus) c’est à dire valeur achat moins amortissements
- Fournitures : stocks de fournitures d’activités, boissons, etc…
- Argent à encaisser : exemple subvention à recevoir
- Argent disponible : Liquide et Argent en banque
– Excédents de fonctionnement des années passées.
- Excédent de l’année en cours ou provisions.
- Subventions d’équipement reçues.
- Dettes : Emprunts, Factures à payer.

* A la date d’établissement du compte de fonctionnement.
Le tableau regroupant l’actif et le passif de l’association s’appelle le Bilan.

Trésorerie et transparence

Nous vous proposons d’instituer, chaque année, une démarche de transparence.
Avant l’Assemblée Générale, vous rédigez un document récapitulant le solde des comptes bancaires ainsi que le solde en caisse (conformes à la comptabilité) que vous faites signer par tous les membres du Conseil d’Administration. Ce document sera présenté lors de l’Assemblée Générale. Joindre à ce document les photocopies des relevés de banque.

La caisse

Source d’erreur, le liquide est difficile à gérer dans une association. Le mieux est de SUPPRIMER LA CAISSE.

Comment ? Ne rien payer en liquide. Beaucoup le font pourquoi pas vous.

Vous aurez malgré tout des recettes en liquide lorsque vous organisez une manifestation. Nous vous proposons une démarche simple.. Vous pouvez avoir plusieurs caisses (par exemple : entrée, buvette n°1, alimentation, …).Ne les mélangez pas, vous aurez ainsi une indication de vos recettes par nature. A la fin de la manifestation, vous comptez vos recettes en liquide à plusieurs responsables, puis vous remplissez un document récapitulatif Nom et signature des personnes ayant établi ce décompte Remettre cet imprimé au trésorier, ce qui constituera sa pièce comptable Le trésorier versera la somme sur le compte de l’association.