4.2 Documents comptables

La loi du 1er juillet 1901 n’impose aucune obligation en matière comptable. Les statuts prévoient généralement que le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes à l’approbation de l’assemblée.

Pourtant, une association a des relations avec la municipalité, les banquiers, les fournisseurs et les adhérents. Elle a une grande responsabilité envers ses adhérents d’où l’importance d’une organisation comptable fixe.

La comptabilité d’une association peut-être consultée par les organismes de contrôle du Fisc, les organismes de subvention, la cour régionale des comptes, les banquiers, les créanciers et la justice en cas de litige.

Il est nécessaire d’élaborer des états financiers (bilan, compte de résultats, suivi des recettes et des dépenses).

Le livre journal

Un journal doit recenser tous les mouvements de fonds ; tout mouvement dans le débit doit correspondre un mouvement égal dans le crédit. C’est le registre où les opérations sont mentionnées dans leur ordre chronologique, sans blanc, lacune ou inscription en marge. Il contient les écritures qui sont enregistrées opération par opération et jour par jour. Il est la base de la tenue de la comptabilité

Vous devez toujours classer vos documents par ordre chronologique. Voici la liste des classeurs nécessaires pour chaque exercice :

- un classeur pour les achats et les notes de frais (vous devez faire un classement par ordre chronologique) : à chaque saisie vous devez impérativement noter le numéro de la saisie sur la facture (numéro d’enregistrement dans votre logiciel comptable) ce numéro d’enregistrement permet de distinguer les factures déjà comptabilisées des autres factures non encore enregistrées dans la comptabilité

- un classeur pour la banque (classement des extraits de compte) : votre comptabilité est considérée comme correcte si votre compte banque de la comptabilité est identique à votre relevé de compte. Lorsque tous les frais sont enregistrés, vous pourrez effectuer le rapprochement bancaire entre votre comptabilité et le relevé de compte.

- un classeur pour le social (paye, Urssaf…) : faites votre déclaration et notez le numéro d’enregistrement sur la feuille de déclaration et dans votre logiciel. Pour les autres impôts, lors du paiement notez le numéro d’enregistrement du paiement sur la feuille d’impôt et classez-la. )
CONSEIL : pour la paye et le social, La FDFR peut vous éditer les fiches de paye, car vous allez perdre beaucoup de temps à essayer de le faire vous-mêmes sans erreur. Et l’erreur en matière de paye peut coûter très cher…

- un classeur pour les éditions de fin d’année (Il faut conserver toutes les éditions comptables. Vous les obtiendrez à partir de votre logiciel. Les plus importantes sont le journal de banque et de caisse, la balance générale par compte, les écritures triées par comptes, la liste des comptes analytiques, la liste des adhérents, la liste des activités.)

CONSEIL : prenez un peu de temps tous les mois pour faire votre comptabilité et surtout votre rapprochement bancaire. C’est le secret du comptable associatif heureux.. .

Le Bilan

Le bilan est une photographie de la situation patrimoniale de l’association composée de l’actif (immobilisations, produits achetés, le compte banque…) et le passif (les différentes sources de financement).Il décrit l’état et la répartition du patrimoine de l’association à une date donnée. Il fait connaître les résultats d’une activité.

Le compte de résultat

Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l’ensemble des charges et des produits d’une association, pour une période donnée nommée exercice comptable. Ce document donne le résultat net, c’est à dire ce que l’association a gagné (bénéfice) ou perdu (perte) au cours de la période. Le résultat de cette période s’inscrit au bilan. Le compte de résultat est un document qui récapitule les produits et les charges de l’exercice et indique comme s’est formé le résultat.

Le Budget prévisionnel

Le budget, c’est la prévision des charges et des produits pour l’exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente comme un compte de résultat, et doit être équilibré, c’est-à-dire qu’il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent. La plupart des organismes financeurs en ont besoin.

Le Plan de trésorerie

Le plan de trésorerie est un outil-clé de contrôle qui permet au responsable de prévoir le montant d’argent en espèces nécessaire à la couverture des dépenses prévues. En faisant la prévision des recettes et des dépenses, on obtient un tableau qui donne les rentrées et les sorties d’argent prévues pendant une période déterminée. Le responsable peut utiliser le tableau pour comparer les recettes et les dépenses effectives par rapport à celles qui ont été prévues, afin de s’assurer que suffisamment de fonds sont disponibles à tout moment pour couvrir les besoins de l’association.
Le plan de trésorerie est un outil-clé de contrôle qui permet au responsable de prévoir le montant d’argent en espèces nécessaire à la couverture des dépenses prévues. En faisant la prévision des recettes et des dépenses, on obtient un tableau qui donne les rentrées et les sorties d’argent prévues pendant une période déterminée.
Le responsable peut utiliser le tableau pour comparer les recettes et les dépenses effectives par rapport à celles qui ont été prévues, afin de s’assurer que suffisamment de fonds sont disponibles à tout moment pour couvrir les besoins du programme.